Xuất khẩu hàng hóa từ Việt Nam sang Mỹ không chỉ đơn giản là đặt booking, đóng hàng và đưa container ra cảng. Doanh nghiệp cần đồng thời kiểm tra chính sách mặt hàng, mã HS, hồ sơ thương mại, thủ tục hải quan, chứng từ vận chuyển và các yêu cầu liên quan tại thị trường Mỹ.
Một quy trình được chuẩn bị từ sớm sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn về thời gian, hạn chế sai sót chứng từ và giảm nguy cơ phát sinh chi phí trong quá trình vận chuyển.

Thủ tục xuất khẩu hàng đi Mỹ gồm những bước nào?
Với một shipment thương mại thông thường, doanh nghiệp có thể triển khai theo các bước chính:
- Kiểm tra mặt hàng và điều kiện xuất khẩu.
- Xác định mã HS và chính sách liên quan.
- Chuẩn bị hồ sơ thương mại.
- Kiểm tra yêu cầu nhập khẩu tại Mỹ.
- Booking và chuẩn bị hàng.
- Khai báo hải quan xuất khẩu.
- Hoàn thiện Shipping Instruction và chứng từ vận chuyển.
- Phối hợp với importer hoặc customs broker tại Mỹ.
Các bước này có thể được thực hiện song song tùy theo tình trạng thực tế của từng shipment.
1. Kiểm tra mặt hàng trước khi xuất khẩu
Trước khi booking, doanh nghiệp nên xác định rõ đặc điểm của hàng hóa.
Các thông tin quan trọng gồm:
- Tên thương mại và tên kỹ thuật.
- Công dụng.
- Thành phần hoặc chất liệu.
- Quy cách.
- Model.
- Thương hiệu.
- Hình ảnh sản phẩm.
- Nước xuất xứ.
- Tình trạng hàng mới hoặc đã qua sử dụng.
Đối với những mặt hàng đặc thù, chỉ một thay đổi về thành phần, công dụng hoặc cấu tạo cũng có thể dẫn đến yêu cầu hồ sơ khác nhau.
2. Xác định mã HS và chính sách mặt hàng
Mã HS là thông tin quan trọng trong quá trình làm thủ tục xuất khẩu.
Việc xác định mã HS cần dựa trên bản chất hàng hóa, chẳng hạn như:
- Chất liệu.
- Công dụng.
- Cấu tạo.
- Nguyên lý hoạt động.
- Mức độ hoàn thiện.
- Cách sử dụng.
Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào tên thương mại hoặc mã HS do đối tác nước ngoài cung cấp mà cần kiểm tra lại theo quy định áp dụng tại Việt Nam và thị trường nhập khẩu.
3. Kiểm tra giấy phép và chứng từ chuyên ngành
Không phải tất cả hàng hóa xuất khẩu sang Mỹ đều sử dụng cùng một bộ hồ sơ.
Tùy từng sản phẩm, doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị thêm:
- Giấy phép xuất khẩu.
- Chứng nhận kiểm dịch.
- Fumigation Certificate.
- Health Certificate.
- Certificate of Analysis.
- Chứng nhận chất lượng.
- Hồ sơ kỹ thuật.
- Chứng từ nguồn gốc.
- Các hồ sơ theo yêu cầu nhập khẩu của Mỹ.
Việc xác định yêu cầu chuyên ngành trước khi đóng hàng giúp doanh nghiệp tránh phải bổ sung hồ sơ vào sát thời điểm tàu chạy.
4. Kiểm tra yêu cầu nhập khẩu tại Mỹ
Hoàn thành thủ tục xuất khẩu tại Việt Nam chưa có nghĩa hàng hóa chắc chắn có thể nhập khẩu thuận lợi vào Mỹ.
Doanh nghiệp nên phối hợp với:
- Buyer.
- Importer of Record.
- Customs Broker.
- Đơn vị logistics tại Mỹ.
để xác nhận các yêu cầu áp dụng cho mặt hàng trước khi shipment khởi hành.
Đặc biệt, đối với thực phẩm, nông sản, sản phẩm gỗ, máy móc và các mặt hàng có yêu cầu quản lý riêng, việc kiểm tra trước càng quan trọng.
5. Chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu hàng đi Mỹ
Đối với hàng thương mại thông thường, bộ hồ sơ có thể bao gồm:
Commercial Invoice
Thể hiện thông tin giao dịch giữa người bán và người mua, thường gồm:
- Seller.
- Buyer.
- Invoice Number.
- Invoice Date.
- Description of Goods.
- Quantity.
- Unit Price.
- Total Amount.
- Currency.
- Incoterms.
Packing List
Thể hiện thông tin đóng gói:
- Số kiện.
- Loại bao bì.
- Net Weight.
- Gross Weight.
- Kích thước.
- CBM.
Sales Contract
Thể hiện các thỏa thuận giữa seller và buyer như giá trị hàng hóa, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng và Incoterms.
Certificate of Origin
C/O được sử dụng để chứng minh xuất xứ hàng hóa khi có yêu cầu phù hợp với từng giao dịch hoặc mục đích sử dụng.
Bill of Lading
Đối với hàng đi biển, B/L là chứng từ quan trọng cần kiểm tra kỹ các thông tin như:
- Shipper.
- Consignee.
- Notify Party.
- Port of Loading.
- Port of Discharge.
- Description.
- Number of Packages.
- Gross Weight.
- Container Number.
- Seal Number.
Doanh nghiệp nên kiểm tra Draft B/L trước khi xác nhận phát hành chính thức.
6. Xác định Incoterms trước khi báo giá
Incoterms ảnh hưởng trực tiếp đến phạm vi trách nhiệm và chi phí của seller và buyer.
Các điều kiện thường gặp như:
- EXW.
- FOB.
- CFR.
- CIF.
- DAP.
- DDP.
Do đó, khi yêu cầu báo giá logistics, doanh nghiệp nên xác định rõ muốn vận chuyển:
- Từ kho đến cảng.
- Từ cảng Việt Nam đến cảng Mỹ.
- Từ kho Việt Nam đến cảng Mỹ.
- Hay giao tận kho buyer tại Mỹ.
Thông tin này giúp đơn vị logistics xác định đúng phạm vi dịch vụ và chi phí.
7. Lựa chọn FCL hoặc LCL
Với hàng xuất khẩu bằng đường biển, doanh nghiệp có thể lựa chọn:
FCL: Phù hợp với lượng hàng lớn, hàng pallet, máy móc, nội thất hoặc hàng cần sử dụng nguyên container.
LCL: Phù hợp với các shipment chưa đủ container và được ghép chung với hàng của những chủ hàng khác.
Đối với LCL, doanh nghiệp nên cung cấp chính xác:
- Số kiện.
- Kích thước từng kiện.
- Gross Weight.
- Tổng CBM.
- Đặc điểm hàng hóa.
Kích thước sau khi đóng gói thực tế nên được sử dụng để tính toán cước.
8. Booking và chuẩn bị hàng
Khi booking, doanh nghiệp nên cung cấp:
- Tên hàng.
- Cảng đi.
- Cảng đến.
- Final Destination nếu cần giao nội địa.
- Loại container.
- CBM nếu đi LCL.
- Gross Weight.
- Ngày hàng sẵn sàng.
- Incoterms.
- Yêu cầu đặc biệt nếu có.
Sau khi nhận Booking Confirmation, cần kiểm tra:
- Vessel.
- Voyage.
- ETD.
- ETA.
- Port of Loading.
- Port of Discharge.
- Container Type.
- CY Cut-off.
- SI Cut-off.
- VGM Cut-off.
Không nên chờ đến sát ngày cut-off mới chuẩn bị container vì các vấn đề về xe, hàng, cảng hoặc hải quan có thể ảnh hưởng đến lịch tàu.
9. Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Khi hàng và hồ sơ đã sẵn sàng, doanh nghiệp tiến hành khai báo hải quan theo quy định.
Các thông tin cần được kiểm tra kỹ gồm:
- Tên hàng.
- Mã HS.
- Số lượng.
- Trọng lượng.
- Trị giá.
- Loại hình.
- Cảng xuất.
- Container.
- Invoice.
- Chứng từ chuyên ngành nếu có.
Thông tin trên tờ khai cần phù hợp với hàng hóa thực tế và thống nhất với bộ chứng từ liên quan.
10. Hoàn thiện Shipping Instruction và B/L
Sau khi booking, doanh nghiệp cần gửi Shipping Instruction theo thời hạn của carrier hoặc forwarder.
Trước khi xác nhận Draft B/L, nên kiểm tra lại:
Shipper → Consignee → Notify Party → Port → Description → Quantity → Weight → Container → Seal.
Đây là bước không nên bỏ qua vì việc sửa đổi thông tin B/L sau khi phát hành có thể làm phát sinh thêm thời gian và chi phí.
11. Phối hợp với importer tại Mỹ
Trước khi hàng cập cảng, doanh nghiệp nên gửi bộ chứng từ cần thiết cho buyer, importer, customs broker hoặc agent tại Mỹ để có thời gian kiểm tra.
Bộ hồ sơ có thể bao gồm:
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Bill of Lading.
- C/O nếu có.
- Chứng từ chuyên ngành nếu có.
- Thông tin container.
- ETA.
Đồng thời, doanh nghiệp nên xác định rõ ai là Importer of Record, ai thực hiện customs clearance và ai chịu các khoản phí tại đầu Mỹ.
Những lỗi thường gặp khi xuất khẩu hàng đi Mỹ
Một số vấn đề doanh nghiệp nên lưu ý:
- Booking quá sát ngày hàng sẵn.
- Chưa kiểm tra chính sách mặt hàng.
- Sai hoặc chưa xác nhận mã HS.
- Invoice và Packing List không thống nhất.
- Sai thông tin Consignee trên B/L.
- Gửi Shipping Instruction trễ.
- Không theo dõi CY Cut-off, SI Cut-off và VGM Cut-off.
- Không kiểm tra yêu cầu nhập khẩu tại Mỹ.
- Chưa xác định rõ trách nhiệm của importer.
- Chỉ quan tâm đến cước biển mà bỏ qua tổng chi phí logistics.
Những lỗi này có thể ảnh hưởng đến tiến độ shipment và làm phát sinh thêm chi phí.
AQUATIDEX – Đồng hành cùng doanh nghiệp xuất khẩu hàng đi Mỹ
Thủ tục xuất khẩu hàng đi Mỹ cần được chuẩn bị đồng thời từ hàng hóa, chứng từ, hải quan đến vận chuyển quốc tế và phối hợp đầu Mỹ.
AQUATIDEX cung cấp giải pháp logistics và xuất nhập khẩu quốc tế, hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị shipment, phối hợp chứng từ và lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp với từng loại hàng và nhu cầu giao nhận.
Nếu doanh nghiệp đang có kế hoạch xuất khẩu hàng từ Việt Nam đi Mỹ, chưa rõ hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình booking, thủ tục hải quan hoặc phương án vận chuyển FCL/LCL, hãy liên hệ AQUATIDEX để được tư vấn theo từng shipment cụ thể.
Lưu ý
Nội dung trên mang tính thông tin tham khảo. Thủ tục xuất khẩu hàng đi Mỹ có thể thay đổi tùy loại hàng hóa, mã HS, phương thức vận chuyển, Incoterms, yêu cầu của buyer và quy định hiện hành tại Việt Nam và Mỹ. Doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ và yêu cầu nhập khẩu cụ thể trước khi triển khai shipment.
AQUATIDEX : DÒNG CHẢY MUÔN PHƯƠNG
🏢 Văn phòng Việt Nam: 2/31 đường Đông Tây 1, Khu nhà ở 4,8 ha, Phường Bình Trưng, TP Hồ Chí Minh
Tư vấn : 0373.783.783
Hotline VN: 0975 783 783 (zalo, viber, whatsapp)
🏠Văn phòng Đức: 10 Bernarstraße, 63067 Offenbach am Main, Frankfurt, Đức
Hotline: (+49).1626.13.6666 (zalo,viber ,whatsapp)
Email: info@aquatidex.com
Website: www.aquatidex.com





















